Hoe zorg je ervoor dat e-mails niet in de spam belanden? vijf tips

7 apr 2020

Krijg je van prospecten, klanten en partners geregeld te horen dat je e-mails systematisch tussen hun ongewenste mails in de spamfolder terecht komen? Blijf dan zeker verder lezen. Ik vertel je graag hoe dat komt én hoe je vriendschap kan sluiten met de spamfilter 😉

Wat is spam?

Spam is de verzamelnaam voor ongevraagde, ongewenste en frauduleuze e-mailberichten en reclameboodschappen. Omdat spamberichten vaak verzonden worden aan een heel grote groep van ontvangers, worden ze gelukkig gemakkelijk als irrelevant gedetecteerd en mooi voor onze neus weg gefilterd door de spamfilter. Maar diezelfde spamfilter moet er natuurlijk wel voor zorgen dat onze mailings wél afgeleverd worden bij onze ontvangers.

Hoe werkt een spamfilter?

Spamfilters bewaken onze mailbox. Ze zorgen ervoor dat ongewenste mails niet tot in je eigenlijke inbox geraken. Een spamfilter maakt gebruik van een aantal criteria om te bepalen of jouw e-mailbericht als spam zal worden gemarkeerd. Komen je nieuwsbrieven in de spamfilter terecht? Door de volgende aandachtspunten toe te passen alvorens je op de verzendknop drukt, verklein je alvast de kans dat dit gebeurt!

Spamfilters zijn de bewakers van onze mailbox.

1. Content is key

Link niet naar onbetrouwbare websites en maak geen overvloedig gebruik van foto’s, memes of gifs. Balanceer de beeld-tekstverhouding. Zet de belangrijkste informatie in de tekst en link naar een externe bron waar lezers verder kunnen lezen. Afbeeldingen voorzie je ook best van metadata zoals een alt-text. En overdrijf niet met symbolen en tekens.

2. Voorzie een opt-out

Oké, we laten ze niet graag gaan, onze abonnees, maar toch is het belangrijk om een uitschrijflink toe te voegen aan onze mailings. Dit is niet alleen transparant naar je abonnee toe, het is ook een wettelijke verplichting. Om te vermijden dat spamfilters iets te ijverig te werk gaan en belangrijke mails onterecht tegenhouden, raad ik je aan om je bedrijfsgegevens toe te voegen alsook een link om jouw e-mailadres aan het adresboek van de ontvanger toe te voegen en te markeren als veilig.

3. Speel open kaart

Gebruik een betrouwbaar afzendadres wanneer je een nieuwsbrief of e-mail wilt verzenden. Jij zou zelf namelijk ook geen mailtjes accepteren van e-mailadressen die er niet professioneel uitzien. Vermijd daarom vreemde tekens in je e-mailadres zoals combinaties van cijfers en letters.

4. Let op met bijlagen in je e-mail

Bijlagen vormen volgens de spamfilter ook vaak een risico aangezien dit gevaarlijke bestanden zouden kunnen zijn. Vooral .exe en .zip files zorgen ervoor dat de spamfilter in actie schiet. Deze zouden virussen, malware of ransomware kunnen bevatten die vaak worden gebruikt bij phishing. Link naar een bijlage of zorg ervoor dat je een minder risicovolle extensie gebruikt voor je bestanden.

5. Werk samen met een professionele e-mailprovider

Verzend je e-mails voor zakelijke doeleinden? Gebruik dan een professioneel e-mailadres dat gelinkt is aan je domeinnaam. Werk daarvoor samen met een betrouwbare ESP (Email Service Provider) die zorg draagt voor de reputatie van de ingezette webservers. Een cloudleverancier wordt namelijk beoordeeld op basis van de reputatie van de IP-adressen en domeinen van zijn of haar klanten. Wanneer hun servers op een blacklist komen te staan, zullen e-mailproviders de e-mails van deze ESP naar de spamfolder sturen. Indien je werkt met e-mailmarketingsoftware zoals MailChimp, laat dan ook je domeinnaamconfiguratie hierop aanpassen.

Verloopt jouw mailcommunicatie vlekkeloos of kan je toch een helpende hand gebruiken om ervoor te zorgen dat je mails niet meer in de spam belanden? Het team van Datalink helpt je met plezier!

Karen Dendas

Karen Dendas

Chief Inspiration Officer

Karen leeft in de digitale wereld en brengt creativiteit in onze business en die van onze klanten. Als Webarchitect denkt ze strategisch mee over digitale innovaties en gidst ze kmo’s naar een gestructureerde, cyberveilige werking.