Professioneel e-mailen: het verschil tussen POP, IMAP en Exchange

6 nov 2020

We versturen dagelijks tientallen e-mails naar klanten, leveranciers en collega’s. Mailverkeer is absoluut niet meer weg te denken uit ons professioneel leven. Helaas verloopt het mailverkeer in veel ondernemingen niet optimaal. Dit heeft in vele gevallen te maken met e-mailprotocollen zoals POP, IMAP en Exchange of met de onjuiste domeinnaamconfiguratie. Wat de mailprotocollen inhouden en hoe je de belangrijkste issues kan voorkomen, verklaren we graag in deze blog.

Hiervoor interview ik onze IT-stagiair Tijs die tijdens zijn eerste weken bij Datalink heeft meegewerkt aan e-mailconfiguraties.

Hoi Tijs, vandaag ga je ons wat meer vertellen over de verschillende soorten e-maildiensten die er bestaan?

Ja, dat klopt! Tijdens mijn stage bij Datalink heb ik gemerkt dat er regelmatig vragen komen rondom het aanmaken, aanpassen of upgraden van mailboxen. Het e-mailbeheer is toch wel een belangrijke pijler binnen de digitale werking van organisaties. Het spreekt voor zich dat de ondernemer wil dat dit gestroomlijnd verloopt.

Vaak kunnen ze geen mails verzenden of versturen of zien ze op verschillende toestellen niet dezelfde inhoud in hun mailbox. En dit zorgt voor frustratie.

Deze problemen zijn vaak te wijten aan de verschillende e-maildiensten waar vandaag de dag gebruik van wordt gemaakt. We onderscheiden POP, IMAP en Exchange.

Bestaan er dan verschillende soorten mailboxen?

Helaas zien we dat er dan voor standaard POP-accounts wordt gekozen die geen back-up en synchronisatie van het mailverkeer voorzien met alle gevolgen van dien.

Kan je ons vertellen wat POP is?

Laten we beginnen met een definitie. POP staat voor Post Office Protocol. Dit protocol haalt je e-mails op van de server en slaat deze op je laptop of computer toestel op. Dit mail-protocol is slechts éénrichtingsverkeer aangezien de mailberichten na het ophalen op de server daar meestal na verloop van tijd verwijderd worden. Je e-mails blijven dus enkel lokaal opgeslagen op je toestel. Je kan er ook voor kiezen om je mails te bewaren op de server. Echter heb je hier vaak gelimiteerde opslagruimte waardoor na verloop van tijd geen nieuwe e-mails meer zullen aankomen in je mailbox. Een voordeel van POP is het feit dat je je e-mails ook zonder internetverbinding kan raadplegen.

Wat is IMAP?

Een tweede e-mailprotocol is IMAP. Dit staat voor Internet Message Access Protocol. IMAP is in principe de modernere versie van POP. In tegenstelling tot POP is er bij IMAP wel tweerichtingsverkeer tussen je gebruikerstoestel en de mailserver. Dit betekent dat mails zowel op je pc of smartphone bewaard worden alsook op de mailserver. Worden mails verwijderd op de server? Dan zullen deze ook op je toestel verdwijnen. Andersom geldt hetzelfde: als je e-mails netjes klasseert op je laptop, blijven deze ook steeds beschikbaar op de mailserver.

Oké dat is duidelijk. En wat verstaan we onder Exchange?

Wanneer we het hebben over Exchange, bedoelen we een Exchange mailserver. Deze maildienst is de meest recente techniek van de drie en wordt sterk aanbevolen in zakelijke werkomgevingen. Het mailprotocol van Exchange synchroniseert niet alleen je e-mails in twee richtingen, maar ook je contactpersonen, je agenda’s, je mappen en submappen. Bovendien kan je heel makkelijk mailboxen, contacten en agenda’s delen. Hiernaast hoef je bij Exchange ook geen serverinstellingen te configureren zoals bij POP en IMAP. Met je e-mailadres en wachtwoord kan je met Exchange al aan de slag.

 

“E-mailbeheer is toch wel een belangrijke pijler binnen de digitale werking van organisaties. Het spreekt voor zich dat de ondernemer wil dat dit gestroomlijnd verloopt.”

Stagiair Tijs_Datalink

 

Wat is nu eigenlijk het verschil tussen deze 3 maildiensten?

Er zijn een aantal verschillen tussen POP, IMAP en Exchange. Eerst en vooral is het belangrijk om te vermelden dat POP erg verouderd is. Vroeger was deze techniek interessant aangezien zo bespaard kon worden op netwerkruimte. E-mails werden één keer op de computer opgehaald en nergens anders bijgehouden. Toen was onze leefwereld nog niet zo digitaal en hadden we de nood niet om de mails te kunnen raadplegen en verzenden op verschillende toestellen zoals pc’s, laptops, tablets én onze smartphone. Vandaag de dag liggen onze noden natuurlijk heel anders. Bovendien is ons mailverkeer zo belangrijk geworden dat een back-up absoluut noodzakelijk is. POP is dus eigenlijk een achterhaald e-mailprotocol.

IMAP en Exchange zorgen er in tegendeel wel voor dat je op verschillende gebruikstoestellen je mails kan nakijken. Je kan het verschil tussen POP en IMAP eigenlijk bekijken als het verschil tussen SMS en een berichtje in een messenger-app. Koop je een nieuwe smartphone? Dan blijven je klassieke SMS-berichtjes gewoon op het oude telefoontoestel staan (zoals e-mails via een POP-protocol). Berichtjes via een messenger-app daarentegen worden bij het installeren van de app op je nieuwe telefoon simpelweg ingeladen. Zo werken IMAP en Exchange dus ook.

Exchange heeft de bijkomende voordelen dat je werkagenda, contactenlijst en mappenstructuur mooi bewaard wordt in de cloud, er een ingebouwde anti-spam en anti-virusfilter aanwezig en je de mogelijkheid hebt om te kiezen uit verschillende plannen met meer of minder opslagruimte afhankelijk van jouw persoonlijke noden. Bij Exchange huur je een stukje van de webserver maar geniet je ineens ook van verschillende bijkomende diensten.

Wil je écht superveilig mailen, dan kan je de Exchange-dienst nog aanvullen met extra securitysoftware.

Gebruiken ondernemers nu het best POP, IMAP of Exchange voor hun zakelijke mailcommunicatie?

100% zeker Exchange! Bij Datalink maken we hier steevast gebruik van en raden we dit ook steeds aan onze klanten aan.

Exchange-mailboxen worden aangeboden via je Microsoft 365 of via een persoonlijke webserver-aanbieder. Bij Datalink zijn beide opties mogelijk, al geven we de voorkeur aan Microsoft 365 aangezien je zo ook alle bijkomende apps kan koppelen aan je abonnement (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Ik geef in ieder geval nog graag enkele handige tips meer:

  • Wil je je e-mails op meer dan één toestel kunnen raadplegen? Dan maak je best gebruik van IMAP of Exchange.
  • Maak je gebruik van webmail naast je e-mailprogramma? Ook dan kies je best voor IMAP of Exchange.

Wil je gebruik maken van een mailsysteem met gesynchroniseerde agenda en contactenlijst? Dan kies je best voor Exchange.

Dankjewel Tijs, voor deze duidelijke uitzetting!

Graag gedaan! Indien lezers nog vragen hebben over de werking van hun zakelijke mailcommunicatie, raad ik hen zeker aan contact op te nemen met de IT-specialisten van Datalink.

Anneleen Gielissen

Anneleen Gielissen

Office Manager & Manager of First Impressions

Anneleen is een administratieve duizendpoot met taaltalent. Wat ze het liefst doet? Ervoor zorgen dat online en offline bezoekers zich steeds hartelijk welkom voelen, én de interne processen bij Datalink in goede banen leiden.