Datacare, webapplicatie op maat voor Datalink

Klantgerichte en productiviteitsverhogende webapplicatie voor team Datalink

Bij Datalink zijn we al 10 jaar lang een IT service provider voor Limburgse en Antwerpse ondernemingen. Om de sterke groei van ons eigen bedrijf te ondersteunen, steeg de nood om een intern softwarepakket in gebruik te nemen om alle klantvragen efficiënt te behandelen.

Na tientallen tools te testen, kwamen we tot de conclusie dat zij steeds cruciale functionaliteiten misten. Kortom, er was geen tool voorhanden die een exacte match vormde met de behoeften van ons team.

Na een evaluatie hebben we besloten om zelf een digitaal case-platform op maat te ontwikkelen.


Afgestemd op de bedrijfsmissie

De missie van Datalink bestaat erin om kmo’s slimmer te helpen groeien door hun bedrijfsinformatie en -communicatie slim met elkaar te linken. We willen ondernemingen ondersteunen om effectiever te werken in teams via IT & clouddiensten en doelgerichter te communiceren met de wereld via professionele websites en digitale platformen.

Omdat we sterk geloven in het ‘walk the talk’ principe, moet er natuurlijk ook in ons eigen bedrijf proactief en doelgericht gewerkt worden. Zeker wanneer onze workload stijgt, want dan stijgt ook de behoefte om merkbeloftes via KPI’s zoals reactietijden te kunnen monitoren en blijven waarmaken.

Supportaanvragen worden via inkomende telefoongesprekken of via e-mail gemeld door de klant en vervolgens doorgestuurd naar de juiste medewerker. Dit proces willen we snel en overzichtelijk laten verlopen.

Het ultieme doel? Een overzichtelijk systeem waarbij medewerkers duidelijk kunnen zien welke taken nog behandeld moeten worden én waar de klant zijn aanvraag op de voet kan volgen alsook extra informatie kan voorzien voor de support agent die met deze case bezig is.


Team Datalink ging aan de slag… voor zichzelf!

Bij Datalink spreken we niet over tickets, maar wel over customer cases. Met onze klant hebben we een nauwe band en de tool verkort de communicatielijnen om zo snel mogelijk bij deze klant terug te komen. Ook de proactiviteit en klantvriendelijk die Datalink kenmerken, werden geïntegreerd in het platform.

Het supportsysteem laat medewerkers van Datalink toe een nieuwe ‘case’ aan te maken en onmiddellijk toe te wijzen aan de juiste medewerker of de juiste afdeling. Zo is het voor alle leden van het team duidelijk welke actie van hen wordt verwacht en behoudt iedereen ook het overzicht op de inkomende vragen. Kwestie van task management serieus te nemen! Bovendien krijgt de aangewezen medewerker ook een melding dat er een nieuwe case voor hem/haar klaar staat. Zo wordt er niets over het hoofd gezien. Medewerkers kunnen het customer caresysteem ook gebruiken om elkaars onderlinge expertise in te schakelen om vragen van klanten optimaal te beantwoorden.

Het platform zorgt er voor dat gepresteerde tijd onmiddellijk aan de juiste klant gekoppeld wordt en na het afwerken van een case kan er een mailtje naar de klant verzonden worden om naar de tevredenheid te polsen over de aangeboden oplossing. Hierdoor kan de dienstverlening naar de toekomst steeds verder geoptimaliseerd worden. Win-win! 😊


Klantversie in ontwikkeling

De klantversie waarbij ook de klant via een beveiligde login rechtstreeks vragen kan indienen is nog niet voor al ons cliënteel in gebruik, maar de eerste reacties zijn alvast erg positief.  Nieuwe cases worden eerst door een aangewezen persoon in het bedrijf van de klant bekeken, bijvoorbeeld de interne IT-verantwoordelijke. Kan deze persoon de vraag niet zelf beantwoorden? Dan wordt de case geëscaleerd naar één van de medewerkers van Datalink. De klant krijgt een bevestigingsmail en kan de behandeling van zijn of haar case op de voet volgen en informatie toevoegen aan het lopende dossier.

En met twee GDPR-experten in ons team kunnen onze klanten er steeds zeker van zijn dat hun gevoelige informatie altijd versleuteld en geëncrypteerd behandeld en bewaard wordt.

Het specialleke?

In ons customer caresysteem, omgedoopt tot Datacare, werd ook een chatfunctie geïntegreerd die het onze teamleden mogelijk maakt om makkelijk en snel onderling te communiceren om klantvragen vliegensvlug op te volgen.

Ben jij op zoek naar customer care software of een webapplicatie op maat van jouw onderneming of heb jij ook een leuk concept waar wij onze tanden in mogen zetten? Laat ons jouw kmo dan digitaal versterken! We staan graag voor je klaar om kennis te maken.

Wil jij ook een website die volledig past bij jouw branding?

Contacteer onze web-experts